Ekwiwalent za pracę zdalną w 2023 roku

Od kiedy obowiązywać będzie ekwiwalent za pracę zdalną w 2023roku ?

Ekwiwalent za pracę zdalną będzie obowiązywał od 7 kwietnia 2023 r. Tego dnia wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie pracy zdalnej. Nowelizacja kodeksu uszczegóławia zasady pracy zdalnej i koszty z nią związane. Na tych zasadach pracodawca będzie odpowiadał nie tylko za dostarczenie urządzeń i materiałów, jak to było w przypadku ustawy covidowej. Do jego obowiązków należeć będzie również pokrycie kosztów energii oraz usług telekomunikacyjnych (np. internet), poprzez ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. W sytuacji, gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu, firma zobowiązana będzie do wypłacenia ekwiwalentu za jego eksploatację, instalację czy serwis.

Koszty poniesione podczas pracy zdalnej będą zwolnione z obciążeń, takich jak PIT czy ZUS. Zwracane koszty będą natomiast pomniejszane o liczbę dni urlopowych, oraz dni spędzonych na zwolnieniu lekarskim. W przypadku modelu hybrydowego – dni, w których pracownik wykonywał obowiązki służbowe z biura.

Jak wyliczyć ekwiwalent?

Niestety ustawa nie określa wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należnych pracownikom. Jest to jedna z trudniejszych kwestii do rozstrzygnięcia. Reguluje ją jedynie tylko jeden przepis poświęcony temu problemowi (art. 67²⁴ § 5 Kp). Precyzuje on, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy. Bierze też pod uwagę eksploatację urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Dodatkową ale jednak pośrednią wskazówkę zawiera również przepis Kodeksu pracy zawarty w art. 67²⁴ § 4. Czytamy w nim, że obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Eksperci wyliczyli ze zwrot za rozliczenie kosztów energii elektrycznej, wykorzystywanej w czasie pracy zdalnej, to przeciętnie 30 gr za godzinę pracy. Czyli w przypadku ośmiogodzinnego dnia pracy wychodzi 2,4 zł dziennie, co w przypadku 21 dni roboczych daje 50 zł miesięcznie. Ale to na razie wstępne wyliczenia, poczekajmy wiec na bardziej doprecyzowane dane.

Kiedy nie przysługuje ekwiwalent za prace zdalną?

Prawo do ryczałtu, zwrotu lub ekwiwalentu nie przysługuje przy okazjonalnej pracy zdalnej, a jedynie uzgodnionej w porozumieniu lub na żądanie uprawnionego pracownika (np. w ciąży). 

Kiedy pracodawca zobowiązany jest uwzględnić wniosek o pracę zdalną? W jakim przypadku takiego wniosku może nie uwzględnić?

Przepisy przewidują, że pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, w przypadku, jeżeli z wnioskiem takim wystąpi pracownik, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 k.p., taki jak:

• pracownik wychowujący dziecko które nie ukończyło 4 lat,
• pracownik w ciąży,
• pracownik sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko w sytuacji, gdy praca zdalna w jego firmie nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Praca zdalna o charakterze okazjonalnym

Praca zdalna może mieć charakter okazjonalny. Obowiązki związane z pracą zdalną okazjonalną zostały określone w art. 67³³ k.p. W myśl tego artykułu pracownik ma prawo do 24 dni pracy  okazjonalnej w roku kalendarzowym. Ta forma pracy zdalnej, z uwagi na jej okazjonalny charakter jest obwarowana dużo mniejszą ilością obostrzeń. Przede wszystkim pracodawca nie jest zobowiązany do ustalania zasad jej wykonywania w porozumieniu, regulaminie, czy poleceniu pracy zdalnej. Nie jest również zobowiązany, jak już wcześniej zostało wspomniane do wypłaty ekwiwalentu oraz ryczałtu w przypadku niezapewnienia materiałów, narzędzi czy urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Konsekwencją wprowadzenia pracy zdalnej jest rezygnacja z rozwiązań prawnych regulujących zasady pracy w formie telepracy. Otóż wraz z wejściem w życie kodeksowych przepisów dotyczących pracy zdalnej uchylony został art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.)